De 3 voordelen van piramidaal schrijven
Mensen verdrinken in de informatie! En tegelijkertijd hebben we informatie nodig om goede beslissingen te nemen, om te weten hoe we deze complexe wereld zo goed mogelijk draaiende houden. Dat stelt hoge eisen aan de informatievoorziening.
Piramidaal schrijven blijkt de techniek te zijn om informatie goed te structureren en over te dragen. Het is de best mogelijke methode voor het verbeteren van je zakelijke communicatie – dat klinkt pretentieus, maar wij denken dat het niet overdreven is. Hieronder vind je drie redenen.
1. Je lezer is er blij mee
De belangrijkste reden om de piramidemethode te leren is dat je lezer er blij mee zal zijn. De methode stelt namelijk de lezer centraal (of de toehoorder bij een presentatie). Dat lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Veel schrijvers zetten hun eigen gedachtegang op papier – dat is iets totaal anders.
Wat zijn in concreto de voordelen voor de lezer?
1.1 Relevante inhoud
Lezers willen hun tijd niet verspillen aan teksten die er niet toe doen; ze willen informatie die is toegesneden op hun behoefte. De piramidemethode maakt dat mogelijk, onder meer doordat alle overbodige informatie is weggelaten: gedachtespinsels, uitweidingen, informatie over het verloop van het onderzoek et cetera. De informatie die overblijft is honderd procent relevant.
1.2 Toegankelijke vorm
De piramidemethode maakt het lezers heel makkelijk om de informatie tot zich te nemen.
- De inhoud springt eruit. Zelfs wie alleen de kopjes scant krijgt gegarandeerd de essentie mee.
- Er is sprake van een samenhangend verhaal: alle onderdelen hebben een duidelijke relatie met elkaar. Daarmee maak je optimaal inzichtelijk hoe een standpunt of een advies is onderbouwd.
- Daarnaast maakt de methode het makkelijk voor de lezer om informatie op te slaan in zijn hoofd. Dat is te danken aan de manier van rubriceren, die aansluit bij hoe onze hersenen informatie verwerken. Als je informatie geordend presenteert, maak je bovendien een opgeruimde indruk: je laat zien dat je de materie beheerst.
- Tot slot helpt de methode lezers om gericht te lezen. Ze kunnen als ze dat willen alleen datgene lezen wat voor hen van belang is. Dankzij de heldere indeling is de kans dat ze per ongeluk het verkeerde overslaan minimaal.
2. Het schrijven gaat soepeler
Ook voor jou als schrijver of maker van een presentatie heeft piramidaal schrijven veel voordelen. Het proces verloopt namelijk soepeler. Veel schrijvers hebben last van blokkades of ze zijn lang bezig.
Dat is niet zo gek, want schrijven is ingewikkeld. Je moet letten op de opbouw van een tekst, de formulering, de stijl… En dan ben je ook nog eens met de inhoud bezig. Er zijn veel dingen die tegelijk om aandacht vragen.
De truc is om het schrijfproces te faseren, om het in stukjes te hakken.
In veel andere disciplines is het heel gebruikelijk om het proces te faseren. Een architect maakt eerst een ontwerp en pas als dat is goedgekeurd gaat de aannemer aan het werk. Daardoor komen eventuele ontwerpfouten in de juiste fase aan bod.
Bij schrijven is dat minder gebruikelijk, omdat alle taken vaak door één persoon worden uitgevoerd. Maar het is net zo nuttig om ook dat proces te faseren en eerst een ontwerp te maken. De ontwerp bestaat uit een piramidestructuur, waarin je de verhaallijn vastlegt.
Voordelen als je zo gaat werken:
- Minder startproblemen.
- Kleinere kans dat je later een tekst weer moet omgooien.
- Makkelijker samen met anderen aan documenten werken.
3. Samenwerkingsprocessen krijgen een ‘boost’
Voor veel organisaties is dit het belangrijkste argument om met de piramidemethode te werken: de samenwerking verloopt beter.
Hoe dat kan? Heel simpel: de lezer kan de informatie beter verwerken en dus ook sneller besluiten tot vervolgstappen. Die vervolgstappen zullen bovendien beter gemotiveerd zijn, waardoor besluitvorming en uitvoering op een hoger niveau komen.
Vergelijk dat eens met slecht gestructureerde adviezen, waarmee je ‘alle kanten op’ kunt. Daardoor worden organisaties onbeheersbaar.
Piramidaal schrijven vergroot de kwaliteit van de besluitvorming en daarmee de slagkracht van een organisatie – van je eigen organisatie of de organisatie van je klant.
Voor veel adviseurs komt daar nog bij dat goed gestructureerde adviezen een ‘visitekaartje’ worden – klanten waarderen het en al snel willen ze niet anders meer!
